Dématérialisation (2) : il faut optimiser ! (2) Mais comment donc ?

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Selon l’étude de Markess International présentée dans le précédent billet, tout espoir est permis, dès lors que les mêmes décideurs qui estiment que la “démat” dans leurs entreprises est loin du compte, disent aussi être conscients (en large majorité) que leurs entreprises ont beaucoup à gagner dans cette affaire. Gain de temps, gain en efficacité, retour sur investissement rapide : l’étude du cabinet Markess en donne des exemples vécus (dans les domaines de la banque/assurance, de l’industrie automobile, de l’immobilier, de l’administration). La pression sur les coûts et la réglementation jouent certes en faveur d’une progression plus nette de la dématérialisation. Mais aussi les usages : quelle grande entreprise n’a pas déjà adapté son dispositif de gestion des candidatures aux CV reçus par mail ?

Plus intéressant encore, selon cette étude, le fait que les décideurs réalisent qu’il ne s’agit pas de faire de la « démat » une fin en soi. Pour vraiment en tirer profit, encore faut-il qu’elle soit pleinement intégrée aux processus concernés. « L’optimisation passe indéniablement par l’intégration des données entrantes aux processus métiers », résume-t-on chez Markess. Et bien sûr, la fonction RH et ses processus n’échappent pas à cette exigence. D’autant plus qu’une bonne part des documents en question relève d’une dématérialisation à vocation probatoire (les bulletins de paie, par exemple). L’offre de Meta4 en tient compte.

Meta4 propose « Mon Coffre Bulletin » coffre-fort électronique pour la conservation des bulletins de paie. Ce service permet aux salariés qui l’acceptent de recevoir gratuitement leurs bulletins de paie dans un coffre-fort électronique qui leur est propre.

En disposant d’un coffre-fort électronique salarié dans lequel sont stockés les bulletins de paie, l’entreprise ouvre la possibilité à chaque salarié de transférer à un organisme tiers le document voulu, à tout moment et en un clic.

Grâce à sa GED intégrée, Meta4®PeopleNet propose aussi l’archivage de tout ou partie des documents RH dans le SIRH. Intégrer la gestion documentaire au portail self-service RH employé et manager répond en effet à l’exigence d’optimisation que reconnaît -au travers de l’étude de Markess- une majorité des dirigeants.

 

 

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