Dématérialisation : ce n’est qu’un début, il faut op-ti-mi-ser ! (1)

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A écouter les décideurs des entreprises interrogés au sujet de la dématérialisation des documents entrants et circulants dans l’entreprise, il semble que tout ou presque reste à faire. Pessimisme du verre à moitié vide ? Ou lucidité ? Une chose est sûre : selon l’étude du cabinet Markess International publiée début octobre sur ce sujet sur la base de 300 interviews (115 retenues pour l’analyse), les efforts ont porté jusqu’à présent sur les étapes situées aux deux bouts de la chaîne : la numérisation et le stockage/archivage. Quant à l’indexation des documents, l’extraction des données et leur exploitation (diffusion, intégration dans les applications en place, etc), 80% des personnes interrogées estiment que leur entreprise est loin du compte.

Quid des documents RH ? Mis à part le recueil des CV, directement reçus sous forme numérique (dans 58% des entreprises représentées dans l’enquête), et les demandes de congés (63% des cas), la situation n’est à peine plus avancée que pour les documents liées aux relations avec les fournisseurs (factures, etc) ou avec les clients (demande d’information, réclamations, etc). Pour les décideurs qui se disent concernés, il y aurait déjà beaucoup à faire avec les contrats de travail, les formulaires et bilans d‘évaluation, les demandes de recrutement.

Mise en cause plus généralement dans la faible efficacité perçue jusqu’à présent dans la « démat », la complexité. La circulation totalement dématérialisée d’un document entrant n’implique pas moins d’une quinzaine d’étapes. Activation de workflows incluse. Qu’il faille de plus tenir compte de nouveaux types de documents entrants (issus de smartphones par exemples) n’arrange pas les choses. Mises en cause également la culture papier qui est encore très prégnante, et l’insuffisance de l’automatisation des processus. A suivre !

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