Gestion du temps et des activités : en souplesse, s’il vous plaît!

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Diverses études menées en 2011 sur l’évolution des comportements et diverses composantes de l’organisation du travail plaident pour plus de souplesse -et néanmoins de la rigueur, dans le suivi du temps de travail dans les entreprises.

D’abord, le nomadisme. Une pratique qui touche tous les secteurs d’activité, et bien des métiers au delà de la force commerciale et autres troupes de terrain. Selon l’organisme de formation CSP qui a mené l’enquête (en mars 2011) auprès de managers nomades ou encadrant des collaborateurs nomades, seul un manager sur cinq a défini les règles, noir sur blanc, concernant les rôles et responsabilités de chacun dans ce contexte. Pourtant, selon neuf réponses sur dix, il est reconnu que la distance exige de structurer le temps et la relation, d’être rigoureux dans l’attribution des moyens et des ressources, de piloter au plus près.

Manager le personnel nomade demande de la réactivité et de l’anticipation, plus de communication, une information complète et fréquente. L’e-mail et le téléphone sont plébiscités. L’usage des conférences téléphoniques (une moitié des managers ayant répondu à l’enquête en tient au moins une fois par semaine) et des espaces collaboratifs sont bienvenus. De même que le recours aux réunions virtuelles ou visioconférences.

L’adoption de règles de gestion de la disponibilité s’impose, à coup de partage de planning, de rendez-vous d’avancement, en laissant toutefois place à l’imprévu (neuf managers sur dix le reconnaissent). Souplesse oblige : il s’agit aussi de donner du sens à l’action, bien définir son périmètre, accorder plus de responsabilité. Du coup, trois conditions semblent incontournables pour réussir à instaurer une dynamique d’équipe : bien préparer l’intégration -en face à face- de chaque membre d’une équipe ; prévoir des rencontres régulières ; s’assurer que la stratégie et la vision (ou culture) de l’entreprise est bien comprise par tous.

Deuxième évolution des comportements: un certain recul de l’absentéisme, en tout cas parmi les français. Sur ce point, la France s’avère plutôt bonne élève, avec moins d’un salarié sur six qui pratiquerait le « travail buissonnier », et une moyenne de 14,5 jours d’absence en 2010 contre 17,9 jours en 2009,  selon l’enquête internationale (pour le « Workforce Institute » de Kronos) menée par Harris Interactive dans huit pays (France, UK, USA, Canada, Mexique, Inde, Chine, Australie). Principale motif invoqué : le stress et le besoin de souffler. Dans tous les pays, du point de vue des salariés, la flexibilité des horaires est ce qui dissuaderait le plus l’absentéisme. Mais aussi plus de congés payés. Sauf en France où les salariés, plutôt bien lotis sur ce dernier point, évoquent la possibilité de prendre leur vendredi (en été surtout) ou encore de travailler à domicile. Plus étonnant au pays des « 35 heures » et des cinq semaines de congés payés: quand on demande s’il existe un système automatisé pour suivre les absences, quatre salariés sur dix (seulement) répondent oui. Un bon quart dit ne pas savoir.

Troisième tendance, loin de certains préjugés, les français, en majorité, font de longues journées au bureau.  Plus longues que la moyenne internationale, selon l’enquête menée par Regus (spécialiste de l’espace de travail) dans soixante pays. 56% des employés et cadres français passent plus de neuf heures par jour au bureau (60% dans les PME). Soit10% de plus que les anglais ou les américains. Quant aux adeptes du télétravail, il n’est pas rare qu’ils dépassent la moyenne des 9 heures (14% font plus de 14 heures par jour). De plus, la frontière entre vie privée et professionnelle tend à s’effacer et près d’une moitié des actifs (46%) emporte du travail à domicile plus de trois fois par semaine.

Voici donc une motivation de plus pour introduire de la souplesse dans la gestion de ces journées. Sans compter l’évolution des attentes à l’égard de l’organisation de l’entreprise (au delà des considérations générationnelles, X ou Y), de la part de salariés plus impliqués qu’on ne le pense vis-à-vis de leur responsabilité au travail et sous des formes nouvelles. Mais ceci est une autre histoire… pour un billet suivant !

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