Dématérialisation et travail collaboratif: ça patine autour des documents

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Pas facile d’échanger et de travailler ensemble efficacement. Et pourtant, dans les entreprises, cela absorbe près de la moitié du temps de travail. Entre personnes d’une même entreprise (plus de 60% du temps) ou entre clients et fournisseurs, partenaires, etc (40% du temps). La mobilité, le travail à distance, qui concernent une part croissante des salariés, accentuent la difficulté.

A l’heure de la dématérialisation, les éditeurs d’outils qui permettent cette collaboration sont aux premières loges. D’où l’intérêt d’Adobe (le concepteur du format pdf, entre autres) à vérifier ce qu’il en est de l’acceptation des ces outils. Après s’être penché sur la dématérialisation qui simplifie la tâche des DRH (voir le livre blanc d’Adobe ici), l’éditeur entend repérer et, si possible, lever certains des obstacles majeurs au travail collaboratif.

Verdict de l’enquête menée par le cabinet IDC en mai 2011 auprès de quelques centaines de salariés : l’insatisfaction est quasi-générale. Plus de 80% des réponses soulignent les difficultés à collaborer autour des documents. Et près de la moitié des personnes interrogées estime que l’efficacité de la collaboration s’en ressent (voir le communiqué de présentation de l’étude ici).

Sont incriminées, notamment, la difficulté à collecter les données, la gestion délicate de diverses versions de documents circulant entre plusieurs personnes, la difficulté à intervenir simultanément sur un même document. Mais aussi, et de façon cruciale, la sécurité des échanges.

Dispersés et mobiles, les salariés sont conscients que le manque de sécurisation des documents partagés est un frein majeur à la qualité et à l’efficacité de la collaboration. Trop de complexité dans les processus. Et insuffisance des solutions de sécurité. L’étude IDC/Adobe indique ainsi que dans 77% des cas, les salariés interrogés disent pouvoir utiliser l’accusé de réception électronique pour «tracer» l’information jusqu’au destinataire, tout en trouvant (dans 71% des cas) que cela est insuffisant.

En cause (selon Adobe, voir ici ), le besoin de documents dynamiques. C’est-à-dire « des documents interactifs, qui peuvent contenir des liens, des boutons, des calculs incorporés et des contenus sophistiqués tels que des dessins, des images, des vidéos, des pages web incorporées ou des formulaires…. qu’il est possible de sécuriser,  qui s’intègrent rapidement aux processus ou systèmes de gestion documentaires en place ». Tout un programme.

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One comment on “Dématérialisation et travail collaboratif: ça patine autour des documents

  1. Phil   said:

    Ces éléments présentés comme essentiels au travail collaboratif, c’est-à-dire ces “documents interactifs, qui peuvent contenir des liens, des boutons, des calculs incorporés et des contenus sophistiqués etc.” sont-ils dans le catalogue actuel ou à venir d’Adobe?
    Probablement que oui, sinon pourquoi se focaliser uniquement sur le document dès lors qu’il est question de collaboration. Quid en effet des difficultés liées aux relations?

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