Externalisation RH (2ème partie): «de l’importance d’y aller crescendo»

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Suite de l’entretien avec Jean-Jacques Lecreux, directeur commercial Meta4 France

 

Précédemment (voir 1ère partie de l’entretien), vous souligniez qu’il convient de choisir d’externaliser pour de bonnes raisons, autres que la réduction des coûts. Est-ce à dire que cette étape préalable est souvent négligée?

Je dirais qu’elle est trop souvent sous-estimée. Car le fait de passer d’un mode de traitement interne à l’externalisation nécessite de passer par des étapes intermédiaires, ne serait-ce que pour assurer la conduite du changement. Externaliser la paie, par exemple, peut impliquer une reconversion du personnel qui s’en occupait, un changement de process, de technologie ou des systèmes d’information internes pour s’adapter au nouveau mode de traitement. C’est pourquoi il est important de bien définir au préalable les besoins, les enjeux, les objectifs et de mettre en place un plan d’accompagnement de ces évolutions.

Derrière les offres de BPO (Business Process Outsourcing) proposées sur le marché, il n’y a souvent que le maintien en conditions opérationnelles, c’est-à-dire l’apport de compétence informatique. Sur le plan fonctionnel, et notamment dans le domaine RH qui nous concerne, il est capital d’accompagner le changement, et pour cela, de procéder graduellement, de monter crescendo et d’accompagner sur la durée. Notamment en France, où le BPO n’a pas encore décollé, comme il l’a fait dans les pays anglo-saxons. D’où la mise au point de «packages» de services figurant à notre catalogue, qui permettent cette montée en crescendo avant le transfert total.

Externaliser pour de bonnes raisons! Mais sur quel périmètre? Et comment le définit-on?

Cela passe par une «pesée» de l’entreprise, par une analyse des processus concernés et des gains potentiels liés à leur automatisation et/ou à leur externalisation. On «pèse» en quelque sorte la charge que représente telle ou telle fonction support. Quelle valeur peut-on ajouter à tel ou tel aspect de la gestion administrative? Et on évalue les gains, en temps, en qualité, en sécurité, etc.

Soit le fameux ROI, retour sur investissement, si difficile à définir sur le plan fonctionnel!

En effet, il est plus facile de justifier l’apport d’une mutualisation des moyens sur le plan technique. En termes de ressources mobilisées, de facilité de mise à jour, de coût de sécurisation, bref de compétitivité par rapport à des solutions internes, les gains sont chiffrables. Mais sur le plan fonctionnel aussi, il y a des coûts internes et des gains liés à une certaine mutualisation que l’on peut cerner.

Une mutualisation que, par ailleurs, certaines entreprises pratiquent déjà en interne!

Oui, et c’est une tendance forte, avec la mise sur pied de centres de services partagés qui gèrent, par exemple, la paie d’un groupe ou d’une entreprise multi-établissements de façon centralisée, tout en déléguant la gestion administrative aux opérationnels en local. Dans le secteur de la distribution, par exemple, les entreprises centralisent les traitements, pour décentraliser les actes de gestion, comme l’établissement des contrats de travail, par exemple. Non sans augmenter les risques.

Ce qui m’amène à évoquer l’un des gains liés à l’externalisation à ne pas sous-estimer: la sécurité sur le plan législatif et social, grâce à la veille que doit assurer le prestataire et au cadrage de processus qui permettent d’éviter autant que possible ce genre d’ennuis. Des risques qui, certes, ne sont pas évidents à chiffrer, sauf quand on se retrouve aux Prud’hommes!

Rédigé par Johanna Dray

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